E-mail merupakan media surat-menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan e-mail, komputer-komputer di seluruh dunia - yang terhubung dalam jaringan internet - bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.
Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman e-mail sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.
E-mail pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat (baca: mail server) tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke "kotak pos" Anda.
Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan "nongkrong" di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.
Anda sebagai penerima e-mail memiliki keleluasaan untuk memilih, dengan program atau media apa Anda mengambil pesan-pesan yang masuk ke mail server Anda. Setiap mail server memiliki fasilitas bernama webmail yang memungkinkan Anda mengelola e-mail dari mana saja di seluruh dunia. Yang penting, komputer Anda memiliki akses internet.
Webmail ini bisa diakses melalui program browser favorit Anda seperti Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, dan sebagainya. Anda tinggal mengetikkan alamat URL dari webmail tersebut (misalnya http://mail.yahoo.com atau www.hotmail.com), melakukan login dengan memasukkan username dan password, lalu Anda akan segera bisa melihat pesan-pesan yang masuk ke "kotak surat" alias inbox Anda. Inilah yang disebut sebagai "mengelola e-mail dengan webmail".
Sementara POP client (atau e-mail client) adalah software pengelola e-mail yang bertugas untuk memindahkan pesan-pesan e-mail dari mail server Anda ke harddisk di komputer Anda. Karena tugasnya adalah memindahkan, maka inbox di mail server Anda akan kosong setelah pesan-pesan tersebut masuk ke komputer Anda.
Ada sejumlah program e-mail client yang cukup populer, seperti Microsoft Outlook dan Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger, dan masih banyak lagi. Anda bisa memilih program yang Anda sukai, atau program yang Anda anggap paling bagus. Agar pesan-pesan e-mail Anda di server bisa diambil dengan sukses oleh program e-mail client, Anda harus mengatur setting untuk POP3 dan SMTP account-nya.
Untuk POP3 account biasanya bersifat fixed, tidak bisa diubah-ubah. Jika Anda menggunakan account e-mail CBN misalnya, maka POP3 accountnya adalah pop.cbn.net.id. Sedangkan SMTP account biasanya lebih fleksibel, karena tergantung dari ISP yang Anda gunakan. Misalnya Anda menggunakan account e-mail gratisan dari hotpop.com. Anda bisa menggunakan SMTP account-nya hotpop.com (smtp.hotpop.com), atau SMTP dari ISP Anda (untuk CBN, SMTP account-nya adalah smtp.cbn.net.id).
Secara umum, penggunaan e-mail client akan meminimalisir "ketergantungan" Anda terhadap akses internet. Kenapa? Karena koneksi internet hanya Anda butuhkan ketika melakukan dua hal:
(1) mengambil pesan-pesan e-mail dari mail server Anda, dan
(2) ketika Anda hendak mengirim e-mail. Anda sama sekali tidak membutuhkan koneksi internet ketika membaca atau mengetik pesan e-mail (offline)
Mana yang Terbaik?
Tidaklah terlalu mudah untuk mengatakan bahwa webmail lebih baik daripada e-mail client, atau sebaliknya. Sebab kedua media ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Keunggulan utama webmail adalah kemampuannya untuk diakses dari mana saja di seluruh dunia. Dari kantor, warnet, rumah, luar negeri, rumah tetangga, atau dari tempat lain, terserah Anda. Yang penting, komputer yang Anda pakai memiliki akses internet. Kemudahan seperti ini disebabkan e-mail yang Anda kelola berada di mail server tertentu, bukan di komputer pribadi Anda.
Sedangkan kelemahan webmail adalah ketergantungannya yang sangat tinggi terhadap akses internet. Selama mengelola e-mail, Anda harus terkoneksi terus ke internet. Selain itu, proses pembacaan pesan e-mail cukup merepotkan. Anda harus mengklik subject e-mail tersebut untuk melihat isinya. Dan proses untuk membuka pesan ini bisa memakan waktu lama, terlebih bila koneksi internet Anda termasuk kategori "bolot". Lantas bagaimana jika Anda harus membaca 20 pesan e-mail sekaligus? Berapa menit waktu yang Anda butuhkan, dan berapa pulsa telepon biaya akses internet yang harus Anda korbankan?
Kelemahan webmail lainnya adalah dalam hal kuota. Ada pembatasan tertentu terhadap kapasitas mail server Anda. Yahoo misalnya, memberikan kuota 6 MB. Jika pesan-pesan e-mail Anda di Yahoo sudah mencapai 6 MB, maka Anda tidak akan bisa menerima pesan-pesan baru. Untuk mengatasinya, Anda harus membuang pesan-pesan yang tidak penting.
Program-program e-mail client memiliki memiliki keunggulan dan kelemahan yang sebaliknya. Keunggulannya, seperti penulis utarakan di atas, Anda bisa menghemat koneksi internet. Anda cukup terkoneksi ketika melakukan Send and Receive terhadap pesan-pesan e-mail Anda. Setelah itu, Anda bisa membaca dan mengetik e-mail secara offline. Keunggulan lainnya, proses pembacaan pesan sangatlah gampang. Anda tinggal mengklik subject sebuah pesan, lalu dalam sekejap Anda akan bisa membacanya. Bahkan hampir semua program e-mail client memiliki fasilitas Auto Preview, yang membuat proses pembacaan e-mail menjadi lebih mudah. Anda juga tak perlu khawatir soal kuota, karena pesan-pesan e-mail Anda telah berpindah dari mail server ke komputer pribadi Anda.
Sedangkan kelemahan utama e-mail client adalah keterbatasannya dalam mengakses pesan e-mail Anda. Anda hanya bisa mengakses e-mail Anda dari komputer pribadi Anda, tidak bisa dari komputer tetangga, warnet, apalagi dari luar negeri. Selain itu, apabila Anda kurang hati-hati, pesan-pesan rahasia di inbox Anda bisa dibaca oleh orang lain dengan gampang. Memang, ada fasilitas Identity seperti di Outlook Express yang sanggup melindungi Anda dari kemungkinan terbacanya e-mail Anda oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Namun tidak semua e-mail client memiliki fasilitas Identity. Kalaupun ada, tidak semua orang menggunakannya, mungkin karena tidak tahu, atau merasa tidak perlu.
Saya Harus Pakai yang Mana?
Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda harus bertanya dulu tentang kondisi dan tujuan Anda. Jika Anda memiliki komputer pribadi di rumah, atau Anda mengakses internet dari komputer di kantor, program e-mail client sangat cocok bagi Anda. Tapi bila Anda hanya bisa mengakses internet dari warnet, atau bagi Anda yang sering bepergian, webmail justru lebih Anda butuhkan ketimbang e-mail client.
Jika Anda pengguna e-mail client, tidak tertutup kemungkinan jika suatu saat Anda menggunakan webmail untuk mengakses e-mail Anda. Setiap mail server, termasuk mail server ISP Anda, biasanya memiliki fasilitas webmail yang dapat Anda gunakan sewaktu-waktu. Ada saat-saat tertentu di mana Anda memang perlu mengelola e-mail Anda melalui webmail, di antaranya:
Ketika Anda sedang bepergian atau libur kantor. Anda tentu harus mengakses e-mail Anda dari tempat lain seperti warnet.
Ketika ada masalah dengan mail server Anda. Misalnya ada pesan yang ukurannya sangat besar, sehingga Anda kesulitan mengambil semua pesan dari server. Untuk mengatasinya, Anda harus masuk dulu ke webmail, menghapus pesan e-mail yang besar tersebut, lalu mengambil pesan-pesan yang tertinggal dengan program e-mail client.
0 komentar:
Posting Komentar